Kernorganisatie gemeente Aalsmeer
Eind 2021 zijn na een intensief proces nieuwe samenwerkingsafspraken met de gemeente Amstelveen tot stand gekomen. Deze zijn door de raad bekrachtigd in de raadsvergadering van 9 december.
In 2022 is overeenkomstig dat besluit de ambtelijke kernorganisatie Aalsmeer ingericht.
De nieuwe invulling van de samenwerking biedt inwoners, bedrijven en organisaties in Aalsmeer meer nabije dienstverlening op maat en brengt de Aalsmeerse bestuurlijke context beter in positie op het gebied van invloed, grip en sturing.
De opdracht van de ambtelijke kernorganisatie is om dienstverlening aan inwoners, bedrijven en organisaties op de Aalsmeerse maat te bieden, de advisering van het gemeentebestuur en de aanpak van de Aalsmeerse opgaven te versterken, en de financiën beter te beheersen. Hiertoe is een aantal strategische en ondersteunende taken bij de kernorganisatie Aalsmeer ondergebracht.
Alle loketfuncties voor gemeentelijke publieke dienstverlening zijn vanaf 2022 op afspraak in het raadhuis van Aalsmeer zowel fysiek als digitaal beschikbaar. Hiermee kunnen inwoners, bedrijven en organisaties binnen de eigen gemeente informatie en dienstverlening ontvangen onder andere op het gebied van burgerzaken en documenten, wonen, bouwen, ondernemen, maatschappelijke (jeugd)hulp en (inkomens)ondersteuning.
Naast de medewerkers van de Aalsmeerse kernorganisatie werken ook medewerkers van de AA organisatie met enige regelmaat aan specifiek Aalsmeerse opgaven vanuit het raadhuis in Aalsmeer vanuit het principe ‘werken waar het werk is’.
In 2022 is veel tijd en energie gestoken in het College Uitvoeringsprogramma 2022 - 2026. De resultaten daarvan heeft de raad in het vierde kwartaal in ontvangst genomen.
Personeel
Ultimo 2022 zijn de kernorganisatie 24 personen (22,47 vte) werkzaam binnen de kernorganisatie.
De werkelijke loonkosten 2022 bedragen € 1.885.000 (geraamd € 2.368.000).
In financiële toelichting van programma 7 Overhead is een toelichting gegeven op het verschil tussen de geraamde en werkelijke uitgaven.
Inhuur
In 2022 is een gedeelte van het budget voor loonkosten besteed aan inhuur en externe advisering / uitbesteed gedurende de opbouw van de kernorganisatie of waar de kernorganisatie zelf de capaciteit niet in huis heeft (juridische advisering). De totale kosten hiervan bedragen € 285.000.
Transitiebudget
Voor de transitie naar de nieuwe organisatie is € 3.000.000 beschikbaar gesteld voor 2021 en 2022. Ultimo 2021 is € 2,61 miljoen overgeheveld naar 2022. In de 2e bestuursrapportage is toegelicht dat ook in 2022 niet het volledige budget nodig is. Het college heeft de raad voorgesteld het restant over te hevelen naar 2023.
In 2022 is € 672.000 uitgegeven ten laste van het transitiebudget. Dit betreft met name kosten van inhuur en advisering.
Huisvestingkosten
De totale kosten van de huisvesting bedragen in 2022 € 459.000. De grootste component van de kosten bestaat uit de afschrijvingskosten, reservering meerjaren onderhoud, jaarlijks onderhoud, heffingen, verzekeringen en beheerkosten.
Raad en griffie
De griffie ondersteunt de gemeenteraad en bestaat uit een compact team van 3 vte, verdeeld over de functies van griffier, raadsadviseur, communicatieadviseur en coördinator bestuurlijke besluitvorming.
Het jaar 2022 stond voor de griffie in het teken van de gemeenteraadsverkiezingen met in de aanloop naar de verkiezingen de organisatie van onder andere de stemwijzer, verkiezingsdebatten en de uitslagenavond. Na het bekend worden van de verkiezingsuitslag heeft de griffie de administratieve handelingen gecoördineerd voor de installatie van de nieuwe gemeenteraad. De gesprekken tussen de vertegenwoordigers van de politieke partijen over het raadsprogramma zijn door de griffie gefaciliteerd. Ook heeft de griffie de voorstellen opgesteld voor de benoeming van de wethouders en het bemensen van de diverse raadscommissies. Om de raad goed zijn werk te kunnen laten doen, zijn de nieuwe raads- en commissieleden voorzien van ICT-devices. Vervolgens heeft de griffie een startprogramma van diverse workshops en trainingen opgesteld om de nieuwe raads- en commissieleden in te werken.
Met ingang van de nieuwe raadsperiode werkt de gemeenteraad met een nieuw vergadermodel, het BOB-model. Dit houdt in dat er eerst een beeldvormende commissievergadering is, daarna een oordeelsvormende commissievergadering waarna vervolgens de besluitvorming in de raadsvergadering plaatsvindt. Deze nieuwe manier van vergaderen moet ertoe bijdragen dat de besluitvorming beter verloopt en de politieke meningsvorming meer zichtbaar wordt. Om het BOB-model goed gestalte te geven zijn er in de tweede helft van 2022 twee werksessies gehouden om het model bij te stellen op basis van de ervaringen.
Ook heeft de griffie diverse werkbezoeken georganiseerd voor de raad. Zo heeft de raad onder andere inzicht gekregen in de ontwikkelingen van GreenPark Aalsmeer, is er kennisgemaakt met Woningbouwcorporatie Eigen Haard en is er een bezoek gebracht aan zomerbloemenproducent Marginpar.
Tot slot heeft de griffie meerdere korte projecten opgepakt zoals de realisatie van een fotowand van het gemeentebestuur en een upgrade van het audiovisuele systeem in de raadzaal.