Verantwoording over beleidsvoornemens WOO
Er is een programmateam Wet open overheid ingericht dat de AA-organisatie en het college ondersteunt bij het volledig Woo-proof gaan werken en denken. De kernorganisatie Aalsmeer is aangesloten bij het programmateam. Het belangrijkste doel is dat we binnen de gestelde termijnen aan de vereisten van de Wet open overheid voldoen.
De opdracht aan het programmateam Woo is om hiervoor in elk geval:
- Het benodigde instrumentarium te ontwikkelen voor de AA-organisatie en het college, o.a. op het gebied van openbaarmaking en informatiehuishouding;
- De aanpassing van de relevante werkprocessen te organiseren en deze waar nodig opnieuw op te stellen;
- De benodigde bewustwording te realiseren en trainingen te ontwikkelen voor de AA-organisatie en het college.
De doelen die we nastreven met dit programma:
- Adequater inrichten van onze informatiehuishouding;
- Sneller en efficiënter behandelen van Woo-verzoeken;
- Minder klachten oproepen voortkomend uit onduidelijke procedures, werkprocessen en communicatie;
- Vanzelfsprekender informatie beschikbaar stellen (van verleiden naar borgen in het DNA) en veranderen van het sentiment in organisatie en bij besturen.
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking wordt verstaan het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, een Woo-verzoek. In 2022 heeft de AA-organisatie voor Amstelveen en Aalsmeer gezamenlijk rond de 110 Wob- en Woo-verzoeken ontvangen. Het aantal verzoeken toont een stijgende lijn en eveneens een toename in omvang en/of complexiteit. In december 2022 voldoet de afhandeling van de Woo-verzoeken voor 65% aan de wettelijke behandeltermijn. Het doel is om per 1 januari 2024 in elk geval 80% van de Woo-verzoeken af te handelen binnen de termijn.
In 2021 heeft de AA-organisatie een Woo-coördinator aangenomen om het proces rondom het afhandelen van Woo-verzoeken centraal te beleggen. Hiermee is er een beter beeld van de ingekomen verzoeken ontstaan en meer grip op de afhandeling. In 2022 is er extra formatie vrijgemaakt voor een Woo-jurist om dit proces te ondersteunen.
Actieve openbaarmaking
Onder actieve openbaarmaking wordt verstaan het uit zichzelf openbaar maken van informatie voor de samenleving. Hiertoe zijn in de Wet open overheid 11 informatie categorieën gedefinieerd, waarvan de verplichting tot publicatie gefaseerd wordt ingevoerd.
In de eerste fase zijn de informatie categorieën opgenomen die relatief eenvoudig te realiseren zijn. Hiervan worden de volgende onderdelen al actief gepubliceerd:
- Besluiten, verordeningen en andere algemeen verbindende voorschriften en besluiten van algemene strekking;
- Vergaderstukken en verslagen van de raad;
- Agenda's, besluiten, besluitenlijsten, vergaderstukken en verslagen van het bestuur,
Er is ook een deel dat nog niet volledig actief wordt gepubliceerd. In 2022 zijn voorbereidingen getroffen om voor deze onderdelen de actieve publicatie in 2023 en 2024 volledig te realiseren.
De gemeente wil informatie vanzelfsprekend beschikbaar stellen en het sentiment daartoe veranderen: per 1 juli 2025 wil de AA-organisatie voldoen aan fase 1 en 2 voor actieve openbaarmaking (volgens de categorieënlijn van de VNG).
Adequate informatiehuishouding
Het volledig op orde hebben van de informatiehuishouding is beslist geen kleine opdracht. De gemeente produceert dagelijks informatie. Voor het actief en op aanvraag beschikbaar stellen van die informatie moet de informatiehuishouding optimaal op orde te zijn. Dit betekent onder andere dat dossiers volledig, juist en op één plaats zijn opgeslagen, er geen ongestructureerde informatiecollecties bestaan (e-mail en netwerkschijven), alle informatiecollecties (vakapplicaties) in beeld en archieftechnisch in beheer zijn en er geen achterstanden meer bestaan in het archiveren, vernietigen en overdragen van informatie. Al deze genoemde aspecten dienen in beeld, onder controle en op orde te zijn voor alle medewerkers en bestuurders.
In 2022 is in het programmaplan Wet open overheid opgenomen om in de eerste fase de langere termijn doelstelling op te starten: een adequate informatiehuishouding. De AA-organisatie maakt dit concreet door aan te sluiten bij de aanbevelingen van de archiefinspectie en het provinciale Interbestuurlijk Toezicht (IBT).
Jaarlijks wordt de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding getoetst door de archiefinspectie en het IBT. De laatste geeft daarvoor een rapportcijfer dat wordt gepubliceerd. Dit is al langere tijd ‘redelijk adequaat’ wat niet voldoende is om te voldoen aan de vereisten in de Woo. In deze collegeperiode (dus per 1 januari 2026) wil de AA-organisatie van oranje (redelijk adequaat) naar groen (adequaat).
Om dit te bereiken zijn de volgende punten opgenomen:
- Meer besef creëren dat we ons als overheidsorgaan altijd moeten kunnen verantwoorden voor ons handelen (belang).;
- Inzicht vergroten dat we als individuele ambtenaar een eigen verantwoordelijkheid hebben in een goede informatievoorziening;
- Meer kennis en inzicht creëren over het hoe en wat van een goede informatievoorziening en volledige en juiste dossiers;
- Meer sturing organiseren op correcte en complete dossiervorming;
- Controle organiseren op dossiervorming en informatiemanagement (audit);
- Voorzien in handzame IT-middelen die medewerkers ontlasten en ondersteunen bij goede dossiervorming en die voldoen aan wet- en regelgeving.